הליך העברת בעלות במאגר מידע יכולה לנבוע בעקבות פעולות שונות כמו מיזוג בין חברות, מכירת חברה או מכירת הפעילות העסקית ועוד. זאת כאשר בעל מאגר המידע החדש רשאי להשתמש במאגר אך ורק למטרה המקורית שלשמה נמסר המידע מנושא המידע, ואילו הוא לא רשאי לחרוג ממטרת השימוש במידע.
הרשות להגנת הפרטיות פרסמה ביום 13.12.2022 מסמך טיוטה להערות הציבור בנוגע להליך העברת הבעלות במאגר מידע. זאת במטרה לעדכן את הציבור בשינויים שחלו בעמדת הרשות ולאור הזמן שחלף מאז פרסום טיוטת ההנחיה שפרסמה ב-2017.
עיקר המסמך סובב את האפשרויות העומדות בפני הבעלים חדשים של מאגר מידע לאחר העברת הבעלות בו. במידה ולאחר העברת הבעלות במאגר לא חל שינוי או הרחבה במטרות השימוש במידע – ניתן יהיה להסתפק ביידוע נושאי המידע ורשם מאגרי על השינוי בבעלות המאגר. כחלק מתכנון PbD, הרשות ממליצה לבעלי מאגרי המידע לכלול את אפשרות העברת הבעלות במאגר כבר בתנאי השימוש, או במעמד קבלת הסכמה הראשונית מנושאי המידע.
לעומת זאת, ועל פי הטיוטה שפורסמה, במידה ובעל המאגר החדש מעוניין לשנות או להרחיב את המטרות המקוריות של השימוש במידע, עליו לקבל הסכמה מפורשת ומדעת של נושאי המידע במאגר. עברת הבעלות והשימושים הנוספים ייעשו בכפוף ורק לאחר קבלת הסכמה מפורשת ומדעת של נושאי המידע, כאשר הדרך המיטבית לדעת הרשות היא במתכונת של OPT-IN ותוך קיום הוראות סעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות. כך גם במקרה של חילופי מאפייני זהויות חריגים בין בעלי המאגר, העלול להשפיע במידה ניכרת על זכויות נושא המידע או החורג משמעותית מציפיותיו לגבי נסיבות איסוף המידע והשימוש בו.
במקרה של היעדר הסכמה, עולה מדברי הרשות כי יש להסיר את המידע מהמאגר, כעולה מפרשנות המידע תחת מידע עודף.
מטיוטת ההנחיה עולה כי להחלפת בעלים במאגרי מידע יכול שתהיה משקל משמעותי אשר יש לתת עליו את הדעת כבר בהליכי בחינת העסקה (DD) ולהתייחס אליו בזהירות הנדרשת.
