השימוש הגובר של הגופים המוסדיים, הכוללים את חברות הביטוח, קופות הגמל והפנסיה, בנותן שירות חיצוני, הביא את המפקחת על הביטוח לפרסום טיוטת הוראות לשימוש במיקור חוץ בגופים מוסדיים. המפקחת מעוניינת להשיג מספר מטרות: להבטיח כי מיקור החוץ יבוצע על ידי גורם מוסמך בעל מומחיות, קביעת הסדרי בקרה ופיקוח לצמצום ניגוד עניינים ושמירת יעילות מנגנוני הבקרה והפיקוח של הגופים המוסדיים נוכח ביצוע פעילויות על ידי נותני שירות חיצוניים.
טיוטת ההנחיה פורסמה בעקבות התהליך המתרחש בשנים האחרונות, בו הגופים המוסדיים מבצעים פעולות באמצעות נותני שירות חיצוניים. מדובר בפעולות אשר אלמלא נעשו על ידי נותן השירות החיצוני, היו מתבצעות על ידי הגוף המוסדי ועובדיו. על פי הטיוטא, מיקור החוץ רווח בקרב הגופים המוסדיים בשל היעילות שבשימוש בנותן השירות החיצוני כמו גם הוזלת העלויות המאפשרים לגוף המוסדי להתמקד בליבת פעילותו. לצד כל זאת, השימוש במיקור חוץ טומן בחובו חסרונות רבים, בעיקר כאשר מדובר בשירות מהותי, וביניהם: תלות בנותן השירות, חשיפה לסיכונים תפעוליים ומשפטיים, ניגודי עניינים שונים וחשש לפגיעה מהותית בעצמאות מנגנוני הפיקוח של הגוף המוסדי עצמו.
על פי הטיוטה, גוף מוסדי אינו רשאי להעביר או להאציל לאחר חובות החלות עליו על פי כל דין. כאשר גוף מוסדי משתמש בנותן שירות חיצוני, הדבר אינו גורע מכל חובה החלה עליו, על האורגנים שלו ונושאי המשרה בו לגבי אותה פעילות והתחייבויותיו ללקוחותיו.
המפקחת קובעת הוראות ספציפיות בנוגע לחובותיו של דירקטוריון הגוף המוסדי בכל הקשור להוצאת פעילות לנותן שירות. כמו כן, המפקחת מגדירה אבני דרך לעיצוב מדיניות הגוף המוסדי בכל הקשור למיקור חוץ.
יתר על כן, על גוף מוסדי לבחון אילו פעילויות נחשבות כ"פעילויות מהותיות" על פי השיקולים אותן מפרטת המפקחת. על פעילויות אילו יחולו חובות מוגברות כאשר יתעתד גוף מוסדי להוציאן למיקור חוץ.
המפקחת מחייבת עריכת הסכם בין הגוף המוסדי לנותן השירות ואף קובעת את הנושאים אליו חייב ההסכם להתייחס ואת הגורמים בגוף המוסדי שצריכים לתת את אישורם להסכם. על גוף מוסדי למנות בעלי תפקידים ולקבוע נהלים לפיקוח ובקרה על פעילויות שמבוצעות במיקור חוץ.
בנוסף, המפקחת קובעת חובת דיווח מפורטת אודות כל הסכם מיקור חוץ בנוגע לפעילות מהותית שהוצאה מחוץ לגוף המוסדי וכל התפתחות בנוגע לאותו מיקור חוץ בעתיד.
המפקחת לא שוכחת לדאוג למידע הנותר אצל נותן השירות לאחר סיום ההתקשרות עימו ומטילה חובות על גופים מוסדיים לדאוג כי לא נשאר כל מידע, מסמך, דו"חות ונתונים, אצל נותן השירות, בנוגע לפעילות שביצע עבור הגוף המוסדי.
על פי טיוטת ההנחיה, ההוראות המחייבות שיבואו בעקבותיה יחולו החל מיום 1.7.16. הסכמי מיקור חוץ שנחתמו לפני יום פרסום החוזר, יותאמו להוראות החוזר עד ליום 31.8.2017
אין להסתמך על האמור מבלי להיוועץ עם עורך דין העוסק בתחום בטרם נקיטת כל פעולה או קבלת כל החלטה. הדברים נכונים למועד כתיבתם בלבד, ונכונותם עלולה להשתנות מעת לעת.
לקריאת טיוטת מיקור חוץ בגופים מוסדיים שפרסמה המפקחת על הביטוח לחץ כאן.
